惠黎基金会中国办事处2002年工作年报

 

2002年,基金会在中国大陆继续支持原开展项目的同时,新援建八所学校十个项目,投入资金413,675.35元人民币,其中:用于专项助学金支出51,264.58元;图书及文体器材49,538.77元;项目股本金312,872元。全年实现救助201,012.13元人民币,其中现金助学金147,473.36元,图书、文体器材价值53,538.77元。直接受益学童2113名。

(一)、细化、规范制度管理

总结以往工作,我们切实感到制度建设对工作成败和组织发展至关重要的作用,一个有序、高效、有进取实力的团队,其深层的因素在于完善的制度。2002年,我们在人事、财务和日常管理等方面重新修正、完善了部分章程和制度,如薪金制度,福利、保险制度,聘用制度,考勤制度,培训制度以及行为规范、岗位职责、差旅标准等。

在项目管理方面,重新设置了文档管理程序、细化了文档原始信息的采集、整理、填写和项目进行过程中的信息跟踪、记录、分析、评估。对已完成和实施中的项目,其资料均按“项目计划”、“实施进程”、“问题及解决”、“背景资料”、“信件往来”五个部分分类,进行归集、整理。部分早期完成项目的缺省资料,通过翻阅信件、记录,核实数据,打印添列、补充完整。而部分不规范的档案资料,如圆珠笔填列,字迹不易保持的文本资料均打印、复印处理。对档案中与数据库有出入的数据,进行了查证核实。文档工作对基金会整体工作有了更高的价值。

与此同时,项目管理数据库的建立和完善,使基金会项目管理实现了数字化的理性管理。目前数据库功能主要包括:项目数目统计、项目的资金拨付统计、项目助学金拨付统计(其中包括分男女生统计、先民族统计再省份统计、先省份统计再民族统计)、其他捐赠统计、捐赠者按项目数目统计、项目收入、支出统计。尽管目前功能尚属简单,但实用性强,能及时统计各项数字、分段统计各项数字。为基金会内部的项目管理以及对外的数字报告提供了真实、可靠的依据。

助学项目的管理在原有基础上追加了系统的量化指标,使项目综合评估工作规范化、标准化,为助学项目的和谐发展提供了有价值的参数,

(二)、学习、交流加强组织建设

2002年,基金会内部尝试建立、健全行为定位系统。倡导真诚、简洁、合作的人际关系,使因工作而生的问题、磨擦、冲突通过理性的方式即时解决、消化。

与此同时,基金会工作人员参加了中国NPO信息咨询中心举办的“参与式发展项目的管理”“CEO高级研修班”等NPO能力建设系列培训,参加了中国农村改革杂志社主办的“中国乡村建设研讨会”,与中国陶行知研究会、中国人民大学陶行知研究会开展研讨交流等业务活动。

2002年,我们在培育、发展境内外志愿者服务方面有一定突破,由过去的单个志愿者服务向团体志愿服务转变。在北京、上海等大中城市的部分高校,有组织的学生社团集体参与惠黎基金会的助学活动。他们来自各专业、各学位段,在参与式志愿服务中,彼此增加了新价值,已成为基金会乡村助学活动的可贵资源。

(三)、合作、互动促进机构发展

年初,基金会组织部分捐赠者与受援学童见面,座谈助学情况,评估基金会工作。三月,基金会工作人员陪同花旗银行亚太地区证券投资部董事总经理麦拉女士访问基金会山施,整个过程中合作伙伴严谨、细致、精准的工作和表格式的思维让我们看到了世界高水准的工作风范,受益很深。

2002年,基金会分别与“香港桂馨基金会”、“美国育苗基金会”、“香港慧彤教育专项基金”、“中国陶行知研究会”、“中国人民大学陶行知研究会”、“自然之友基金会”、“北京夏雨轩书店”、“中国华侨茶业发展研究基金会”、“江西婺源绿色企业集团”、“湖北省教委武汉水果湖第二小学”、“北京富利格经贸有限公司”、“广州药业股份有限公司”财务总监高昉先生、“香港宝嘉怡升有限公司”傅志强先生、“上海惠黎志愿者团体”等机构和个人合作,在河北、山西、湖北、湖南、江西等省区建立、完成惠黎可持续助学项目、惠黎母校助学金项目、惠黎乡村图书馆项目和惠黎乡村乐队项目。

在合作建立、完成助学项目的同时,完成了基金会中英文网页总体框架的设计,中英文网页内容。特别是更新基金会中文网页,增加新的主题、模块,偏重对合作伙伴、志愿者和乡村师生、社区村民的写实报道,内容更加丰满、充实。同时与其他基金会进行友情链接,以求学习、互动、发展。

(四)、调查、研究、探索助学新概念

二月,基金会工作人员赴各地项目学校巡视,重点检查项目财务收支与助学金分配,协同学校及社区议事会对项目运行中出现的问题和下一年度的发展计划进行调查、复议,确定方案,帮助学校解决计算机使用方面存在的问题。

六月,在湖北省教委、湖北教育报刊社协助下,我们对湖北境内79所乡村学校及学区内茶叶资源状况进行了调查,按一定指标收集、整理、分析得出茶叶资源信息,并制作完成资源数据库。随后对华中、华南、西南、华东部分省区的乡村学校,开展了茶资源普查工作。

与此同时,开始“惠黎中国”采写计划。我们对基金会七省区11所学校就持续助学、财务公开、社区参与、生态环境和学童安全卫生等专题展开调查、采写。为基金会助学新概念的设计、新项目的实施提供了客观依据。

(五)助学义卖,帮助学校持续发展

五月,基金会在北京为湖北滴水小学举办绿茶义卖活动,此项活动使学校助学茶园及其产品“滴水茶”备受注目,滴水小学也因此扬名并得到社会捐助。

随后,确认了美国西泰公司中国绿茶国际采购标准,作为基金会中国乡村学校茶叶助学项目的参照系统,依此进行绿茶的生产、检测、包装和储运。同时我们为中国茶区乡村学校制作了“滴水绿”、“滴水花”、“滴水青”、“滴水”四种标识,并报中国国家商标局申请商标使用和保护。

九月,基金会工作人员赴湖北、湖南、江西、广东、广西等省区部分乡村学校开展“滴水绿”达标项目的标定工作。确定了首批参加“滴水绿”义卖的乡村学校,他们是滴水小学、薤山小学、全福河小学、木鱼小学和上村小学。这些学校的助学项目在生产、管理、技术方面均已进入成熟期:项目运作规范,财务公开,救助公正,学区内村民自主、自助的意识和能力以及参与发展的范围和程度都达到了一定的水平。

十月,为2003年茶叶义卖进行的准备活动进入实质性阶段。为此,我们编写了《茶叶义卖手册》、《义卖助学合作建议书》《边缘的中国乡村教育》等资料、提纲,以宣传“滴水绿”的核心价值和消费理念——“参与、合作、进步、发展”和“健康、环保、卫生、安全”。

同时展开了“滴水绿”包装设计及其制作厂家的查询、标定;运输方式、价格的调查、对比;封口机械型号、规格、性能、价格的市场调研等工作。与此相应,完成了“滴水绿”网上商城数据库方案的设计;完成了“滴水茶庄”网页与数据库的接口;完成了标准数据的添加、删除、更新和对比;完成了项目标准评分系统以及会员功能模块的新增功能。

(六)问题及对策

1、 消减摩擦

随着基金会内部分工的细化,环节与环节之间的衔接处出现一些空档,由此产生工作摩擦。对此,我们将通过改进制度、细化工作流程、改善局域网功能消减摩擦。同时完善团队文化的亲合力,学习尊重、体谅、化解。进一步强调基金会团队理念:服务对象的利益永远是第一位的。工作中没有主角,只有主人。真正的等级结构是“服务对象—团队—我”,除此之外,任何有碍于有效交流的制度、观念和行为都是不允许的。

2、 提高效率

2002年,基金会大陆工作人员由三人增加到五人,工作效率却没有实现期望中的数值。提高工作效率,将是未来时间面临的首要任务。每个人都必须楚的看到准确、及时和处理规范的信息是提高团队业务质量和管理绩效的保证。而信息的通畅、有效又是以组织结构、业务流程的有序和团队的团结、敬业为基础的。因此,实时提供准确信息数据的一线工作作风、信息共享的团队文化、以业务流程为导向的无边界的组织结构和整合性的组织内外流程是我们生存的基础,也是我们获得进步和成功的前提。

3、 增强能力

能否使我们的团队具有持久的竞争力,在于我们能否在一些关系到自身生存和发展的关键环节上拥有独特的、比别人更强、更持久的某种优势、能力或知识体系。基金会工作人员必须意识到加强业务修养和专业技能的重要性,提倡在独立、负责任的工作中读书、思考、写作,全面提高个人的思考能力、设计能力、管理能力和活动能力。


惠黎基金会中国办事处

2002年1月15日